Adobe Signの総評
「Adobe Sign」は世界規模で通用する電子契約システム
「Adobe Sign（アドビサイン）」は、36カ国の言語に対応でき、年間80億回の取引処理件数の実績を誇るグローバル規模の電子契約システムです。電子署名機能は、自社にとっても相手方にとっても使い勝手の良い仕様で、契約業務における双方の負担を軽減することができます。
また、Microsoft製品とのシームレスな連携、その他Salesforceやkintoneなど他システムとの連携機能に優れているので、契約業務にとどまらず、営業活動や顧客管理などの業務効率化にも役立たせることができます。
さらに、ワークフローを自由自在に作成できるので、業務の工数を削減できるだけでなく、出勤しなくても承認・契約のプロセスが滞らないフローを確立できるなど、社内のリモートワーク化にも貢献してくれます。
画像出典元：「Adobe Sign」公式HP
Adobe Signの導入メリット4つ
1.使いやすい電子署名機能
「Adobe Sign」を導入すれば、自社と取引先、双方の署名にかかる作業の手間・時間を削減することができます。「Adobe Sign」での契約書の送付は至って簡単です。
①ブラウザ上で取引先のメールアドレスを入力
②契約書を追加
③追加した契約書に署名欄を作成
④送信
以上で自社での作業は完了です。取引先に契約書が届き、必要事項が入力され、署名されれば契約は完了です。署名された契約書は自社と取引先の双方に送られるので、回収作業も必要ありません。
また契約書の受取り側は、メールアドレスとブラウザさえあれば、特別な設定なしに簡単に署名できるので、取引先に負担をかけることもありません。
さらに、PDF文書をデジタルフォームに変換しWebサイトに埋め込むことができるので、取引先はWebサイトから直接署名することも可能です。場所を問わず手持ちのデバイスから直接フォームに入力できるので、署名作業への心理的ハードルを下げることができます。双方のタイムロスが減り、契約がよりスムーズになるでしょう。
このように、Adobe Signの使い勝手は、自社にとっても、取引先にとっても簡単・シンプルで、双方の契約書のやりとりにかかる手間・時間を削減できることが最大の導入メリットと言えます。
電子署名が簡単にできる 画像出典元：「Adobe Sign」公式HP
2.Microsoft製品やSalesforceなど、多様なシステムとの連携が可能
「Adobe Sign」の2つ目の導入メリットは、多数の国内外システムとの連携により、契約業務にとどまらず、幅広い業務に活用できることです。Adobe SignはMicrosoftが推奨する契約ソリューションなので、Microsoftの各サービスとシームレスに連携できます。
例えば、Microsoft 365やTeamsから直接文書を送信して署名することができるようになるため非常に便利です。
さらに、Microsoft製品に限らず、豊富なAPIと大手企業とのパートナー連携により、Salesforceやkintone、Workday、Apttus、Aribaなど、すでに利用しているCRMシステムや人事システム、その他業務アプリケーションと、開発不要で連携することも可能です。
特に、Salesforceとの連携では、数回のクリックでSalesforceの契約書テンプレートから最新バージョンを選び出し、すでに顧客情報が入力された状態で署名用に送信することができます。
このように既存の顧客情報を簡単に活用できるので、契約業務はもちろん、その周辺業務も同時に効率化が狙えます。
多くの外部システムと連携可能 画像出典元：「Adobe Sign」公式HP
3.ワークフローの自動化・改善が図れる
「Adobe Sign」の3つ目の導入メリットは、ドキュメントワークフローのあらゆる作業を自動化、さらには国内外のシステムとの連携により、企業レベルでのワークフロー改善が実現できることです。
Adobe Signなら、署名者や承認者、受取人などの役割を割り当てたり、文書の閲覧や署名の順序を指定できるなど、ドキュメントワークフローの自動化とカスタマイズが可能。できるだけ少ないプロセスで作業を進めることができます。
導入企業からは、「最大15のステップが必要だった従来の承認プロセスは5つのステップに減り、2週間程度かかっていた承認までの時間も、数時間に減らすことができた」という声もあがっており、Adobe Signを導入することで、業務プロセスを大幅に削減できることは確実です。
さらに、CRMや人事管理システム、契約管理システムなどと連携すれば、企業レベルでのワークフロー改善が可能となり、企業内はもちろん、顧客やパートナーを巻き込んだ大幅なビジネスプロセスの改善が実現できるでしょう。
回覧順序も手軽に設定 画像出典元：「Adobe Sign」公式HP
4.モバイル対応・オフラインでも署名可能
「Adobe Sign」の4つ目の導入メリットは、モバイル端末でも利用できることです。
Adobe Signのモバイル版アプリをダウンロードすることで、場所を問わず自由に署名用文書の送信ができるほか、オフラインでも使用することができるので、オフィスを離れていても契約や承認作業を実行することができます。
外回りや出張が多くても契約・承認作業が滞らないので、契約スピードが格段にアップします。
また、モバイル端末上で手書き署名が行なえるのもAdobe Signの特長です。
スマートフォンなどの端末を持っていない場合でも、モバイル端末上で簡単に手書き署名をすることができるので、企業同士のやりとりにとどまらず、行政や病院、学校など、幅広い環境での利用が可能になります。
デジタル弱者を顧客層に持つ企業や、DX化が遅れている取引先を持つ企業にとっても、この機能はかなり役立ちます。
手書き署名にも対応 画像出典元：「Adobe Sign」公式HP
Adobe Signのデメリット3つ
1.印鑑の押印に対応していない
「Adobe Sign」では、押印を電子的に行なうことができません。
テレワークが推奨され、今後ますます「脱ハンコ」の傾向は強まることが予想されますが、あくまで押印による署名にこだわるなら、「イースタンプ」など、押印機能を備えた電子契約システムをおすすめします。
2.契約書の保存機能がない
「Adobe Sign」では、契約の送付から締結までの作業はオンライン上で完結することができますが、その先の書類の保管機能は備えていません。
同シリーズの「Adobe Document Cloud」を利用すれば、契約書の作成からレビュー、署名、保存までをカバーすることができます。
3.海外仕様の操作性
「Adobe Sign」は海外製品なので、コンセプトや仕様も海外基準のサービスです。
実際にネット上では「基本操作のマニュアルがほしい」という口コミや評判が数多く見受けられます。公式HP上には日本語マニュアルもありますが、必要な情報にたどり着くまでには、ある程度の手間と時間がかかるようです。
Adobe Signの料金プラン
・小規模企業版
2～9人のユーザーを想定した「小規模企業版」の料金は月額4,270円（税込）です。
一括署名・カスタマイズ・フォームをwebサイトに投稿する機能などの電子サイン機能が含まれています。
・ビジネス/エンタープライズ版
大規模組織向けの「ビジネス/エンタープライズ版」の料金については、見積もりを相談する必要があります。
統合、API、ワークフロー、高度な認証、追加の管理機能などをサポートする機能などが含まれています。
・個人向け
個人向けのプランには、月額1,738円（税込）の「Adobe Acrobat Pro DC（電子サイン機能付き）」と、月額1,218円（税込）の「Adobe Acrobat PDF Pack（電子サイン機能付き）」の2つのプランがあります。
Adobe Signを使うべき会社
・Microsoftのサービスを利用中の会社
「Adobe Sign」はMicrosoft製品の推奨ソリューションなので、Microsoftの各サービスとのシームレスな連携が可能です。Microsoft 365やTeamsなど、すでに業務でMicrosoft製品を利用している会社にはおすすめです。
・他システムと連携し、幅広い業務を効率化させたい会社
豊富なAPIと主要企業とのパートナー連携により、Salesforceやkintone、Workday、Apttus、Aribaなど、さまざまなシステムとの連携が可能です。
契約関連業務にとどまらず営業活動や顧客管理など、業務の幅を広げていきたい会社にはおすすめです。
・海外との取引が多い企業
36言語に対応でき、世界での取引処理件数が80億を超える「Adobe Sign」なら、グローバル企業との取引でも安心です。Adobe Signの電子サインと電子署名は、世界各国の最高レベルのコンプライアンス要件に対応できるので、どのような取引でも安心して利用することができます。
まとめ
「Adobe Sign」は、36カ国の言語に対応でき、年間80億回の取引処理件数の実績を誇るグローバル規模の電子契約システムです。
多様なシステムとの連携、自由度の高いワークフローの確立、モバイル端末への対応など、Adobe Signは契約業務にとどまらず、幅広い用途・環境での活躍の可能性を秘めています。
電子契約システムの導入を考えている企業には、ぜひ一度、検討してみてほしいサービスです。
電子契約のサービスについてより詳しく知りたい方は資料を参照ください。
(※以下資料請求にAdobe Signは含まれません)
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