ToDoリストは昔からあるシンプルな生産性のツールですが、使いこなせていない人は多いようです。
それはユーザーのせいではなく、現在のToDoリストアプリのせいかもしれません。アプリではシンプルすぎる方法でタスクの優先順位が決まることが多いからです。
つまり、多くのToDoアプリでは期日によってタスクの優先順位を決めることが一番手っ取り早いので、ユーザーの大部分はその方法でリストを作ります。
タスクを入力する際、期日フィールドははっきり表示されていてアクセスも簡単です。｢今日｣｢7日以内｣のようにあらかじめ決められた期日でフォルダーが設定されていますし、カレンダー表示も期日が基準になっています。
期日は基準にするべきではない。理由は？
しかし、期日だけを基準にしてタスクの優先順位を決めるべきではありません。それには次のような理由が挙げられます。
● 期日が変更されることはよくありますし、実際には守らなくてもいいような任意に決められた締切日もあります。
期日を決めるのは簡単ではなく、自分で決めた期日が適切でないことも結構あります。あるToDoリストアプリについての調査では、過半数のタスクで期日が変更されることが判明しています。
● 優先順位は期日だけの問題ではありません。たとえば、｢期日まで2日の所要時間30分の仕事｣と、｢期日まで3日あるけれど終えるのに2日かかる仕事｣と比べた場合、前者のほうが締切は早いのですが、そちらが優先されるべきではないでしょう。
● 期日を基準にした優先順位にすると、重要度の低い小さなタスクを先にしてしまうことになり、そのために重要な仕事を仕上げる時間が削られてしまいます。
これはタイムマネジメントの秘訣でもなんでもありません。期日を基にしたアプローチでは問題が起こります。
筆者はコーチングを専門に行なっているのですが、期日を守れない人や優先順位のつけ方をしっかりと理解していないがゆえに重要な仕事のための時間が確保できていない人を目にしています。
上司からのインプットをもらうのに時間がかかることに気づかずに、仕事を開始するのが遅すぎる人。一方、仕事を急いでこなしても、提出後に上司がチェックするまでに1週間もかかることになってしまい、もっと重要な仕事は手付かずになっているという場合もあります。
期日を基準にしてタスクを行なう代わりに、それぞれのタスクに優先度（たとえば、なし・低度・中度・最優先）をつけましょう。その際、期日以外にも次の要素を考慮します。
期日の確度
期日を厳守しないとたいへんなことになる仕事がありますが、そんな期日をハード期日と言います。
一方、確固たる締切日というよりは、提案に近いソフト期日もあります。
上司や顧客が決めた期日がハードかソフトかは、期日に関するやりとりの中で相手がどのぐらい不確定か、曖昧か、無関心であるかを考えると見えてきます。曖昧さなどの要素が多いとソフト期日になるでしょう。
タスクにかかる時間
これは言うまでもありませんが、他の要素がすべて同じだとしたらタスクにかかる時間が長いほど優先度は高くなります。
タスクの所要時間がわからない場合、スケジュール管理にはこのようなアプローチを使うと役立つでしょう。
もっと大きなプロジェクトの所要時間が不明な時には、まず15〜20分を費やしてみるとタスク全体にかかる時間を見積ることができます。
タスクにかかる時間が不明な場合
タスクにかかる時間が予想できない時は、優先度を高くしておくと予想外の事態が起きた場合に対処できるでしょう。
タスクに関わる人の数
そのタスクに依存している人が多ければ多いほど、重要度は高くなります。他の人がタスクを終わらせることに依存している場合には、自分にはコントロール権がありません。
そんな時には、自分のやるべきタスクを迅速に終わらせ、ほかの人へできるだけ早く渡すようにするだけです。
タスクの重要度
どんな仕事の締切や期限もかならず厳守できるなら、タスクの重要度は優先順位には関係ないでしょう。
でも、それはあくまでも理想。あらゆる期日を常に守れる人はいないのですから、重要な仕事を優先すればそれらのタスクを期日までに終わらせられる可能性が高まります。
そう言われてみると当たり前なのですが、それでも重要度を無視してタスクに期日を設け、期日基準のリストやカレンダー表示を使っている人が大勢います。
ここで提案している優先度を基準にする考え方では、上に挙げた要素を考慮しつつ、タスクをリストに加える時に優先度をすばやく考えなければならず、アプリの定番設定に逆らうことになります。
でも、優先度を決めるのは数秒でできるはずです。
数限りなくある期日という尺度ではなく、優先度なら｢なし｣から｢最優先｣という4つの選択肢だけ。リストを優先順位で作成すれば、日々の計画を立てる時に重要なタスクにフォーカスできるようになります。
こうすることでタスクマネジメントシステムが単純になりすぎるのを防げますし、自分が優先した仕事を完了できる確率が高まるでしょう。
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Image: Costello77/Shutterstock.com
Source: The American Psychological Association
Originally published by Inc. ［原文］
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