オンラインセミナーやオンライン会議など、Zoomによるコミュニケーションが増えているいま、ビジネスシーンにおいても突然Zoomミーティングに参加する必要性が出てくことは多々あります。そんなとき、使い方が分からず焦ってミスなどしてしまえば、ビジネスチャンスを逃してしまうかもしれません。
そのような事態が起きないよう、この記事ではZoomミーティングに参加者として招待された場合の使い方をわかりやすく解説します。ぜひ参考にしてみてください。
Zoomの知っておきたい基本知識
Zoomとは、時間や場所を選ばずに、複数人でのWEB会議や通話を可能にするオンラインサービスのことです。新型コロナウイルスの影響でテレワークやリモートワークが推奨された状況もあり、急激にユーザーが増加し会社の会議などでも取り入れられるようになりました。
他にも同じようなオンラインサービスはいくつかありますが、Zoomは使い勝手の良さや接続の安定性、画質や音声の面からビジネス利用者の普及率が高くなっているようです。
登録方法は?
Zoomの登録方法はとても簡単です。PCからZoomに登録する場合には、まずブラウザでZoomを検索します。
次に、ZoomのHPからサインアップを行い、メールアドレスを登録。Zoomのサインアップ画面からご自身のメールアドレスを入力し、「サインアップは無料です」をクリックします。
Zoomの登録方法は?
画面に従い生年月日を登録。入力が完了したら「続ける」をクリックします。
Zoomの登録画面1
次に、文字認証画面が出てきたら、画像に書いてある任意の英数字を上の入力欄に入力し、「確認」をクリック。
Zoomの登録画面2
すると、「メールを送信しました」という画面に移り変わります。ここで、先ほど登録したメールアドレスのメールボックスを開いてみると、Zoomからメールが届いているはずです。
Zoomの登録画面3
メールを開き、「アカウントをアクティベート」をクリックします。
Zoomの登録画面4
すると、もう一度Zoomのページが表示されます。名前と任意のパスワードを登録しましょう。
ちなみに、アプリはダウンロードしておくのがおすすめです。アプリをダウンロードすることで、毎回ZoomのHPを開く手間が省けるため、利便性が増します。以上がPCからのアカウント登録の流れです。
初めて参加するためには? IDって何?
Zoomミーティングに参加するためには、ミーティングの開催者(ホスト)から招待メールや招待URLを受け取っておく必要があります。
招待メールにある「ミーティングID」と「パスワード」とは、簡単にいうと「ミーティングID」が会議室の番号のようなもので、「パスワード」は会議室に入るための鍵のようなものをイメージするとよいでしょう。
参加にあたり、招待メール内のURLをクリックしZoomの画面を開きます。
基本的にはアプリでの使用をおすすめしますが、どうしてもダウンロードしたくない場合は、「Zoom Meetingsを開きますか?」という画面がポップアップしたら「キャンセル」を選択。表示された画面で「ブラウザから起動してください。」をクリックすればアプリをダウンロードせずに使用できます。
アプリの場合はZoomを開き、「ミーティングに参加」をクリックしましょう。メール内に記載されていた「ミーティングID」、続いて事前に送られてきた「パスワード」を入力します。そして、「コンピュータでオーディオに参加」をクリックすると、招待されたミーティングに参加できます。
Zoomに参加できる端末は
Zoomはオンライン会議やリモート飲み会など、シーンを問わずに非常に便利なサービスですが、どの端末からでも参加できるのでしょうか。ご自身の用途や使い勝手に合わせて、最も適した端末からZoomを利用してみましょう。
PC
Zoomが使用できる代表的な端末としてPCがあります。こちらはアプリをダウンロードして使用する方法とブラウザ上から使用する方法の2種類があります。
基本的には初めての方でもアプリをダウンロードして使用する方法が、より簡単で便利に使用できるためおすすめです。無料サインアップの際やZoomのダウンロードセンター、あるいはミーティングの招待URLをクリックして立ち上げることでアプリをダウンロードすることができます。
スマホ
Zoomはスマホでも、アプリをダウンロードして簡単に利用することができます。スマホでZoomを使用する場合は、PCと比べてより場所を選ばず会議や通話ができることが大きな魅力です。
iPad
iPadなどのタブレット端末からも、Zoomは問題なく使用することができます。こちらもスマホと同様に、Zoomの専用アプリをダウンロードすることでミーティングに参加可能となっています。
iPadでZoomを使用すると、スマホのように持ち運びに便利な点や、PCを使いながらiPadでZoomに参加することができるといったメリットがあります。
Zoomミーティングで使う機能を設定しよう
PCにおけるZoomの各種設定方法についてご紹介します。Zoomはミーティング参加時に、カメラのオンオフや音声のオンオフといった設定が可能です。この機能を使いこなせるようになると、さらに便利にZoomを使用できますよ。
カメラのオンオフ
ミーティング参加前の、カメラのオンオフ設定の仕方は以下の手順です。
1.「ミーティングに参加」をクリック
2.「ビデオオフで参加」or「ビデオオンで参加」を選択
以上です。とてもシンプルで簡単ですね。続いて会議参加中のカメラのオンオフ設定についてご紹介します。
1.ミーティング画面左下の「ビデオを開始」をクリック(カメラオン)
2.オフにしたい場合は「ビデオの停止」をクリック
このように、カメラのオンオフはクリック一つで切り替えることができます。ミーティングの途中で離席したいときや、途中で作業したいときなどにとても便利な機能です。
音声のオンオフ
音声のオンオフも、基本的には先ほどのカメラのオンオフ設定と同じになります。
1.ミーティング画面左下の「ミュートを解除」をクリック(音声オン)
2.オフにしたい場合は同じくマイクアイコンの「ミュート」をクリック
音声はミーティング参加者が複数人で常にオンにしていると、ハウリングといって音が反響し聞こえづらくなってしまうことがあります。そのため使用中以外は、ミュート状態にしておくことをおすすめします。
画面表示を切り替える
最初の設定では、複数人でミーティングに参加している場合、Zoom上で最後に話した人の画面が大きく表示されるようになっています(スピーカービュー)。
しかし画面表示を切り替えることで、複数人の顔(1ページに最大25人まで)を画面上に表示することができます。このような、ギャラリービューの設定方法は以下の通りです。
1.Zoomミーティング画面上のギャラリービュー(9つの四角いアイコン)をクリック
すると、画面表示が切り替わり複数人の顔が同じ大きさで表示されます。
元に戻したい場合には、
2.右上のスピーカービューをクリック
デフォルトのスピーカービュー画面に切り替えることができます。
Zoomにブラウザから参加する方法
最後に、ZoomアプリをダウンロードせずにブラウザからZoomに参加する方法についてご紹介します。基本的にはアプリを使用した方が簡単にZoomに参加できますが、ブラウザからの参加も可能です。
またセキュリティの観点からアプリをインストールしたくないという方も、ぜひ参考にしてください。
ブラウザを使用しZoomに参加する方法
Google ChromeブラウザからZoomに参加する例をご紹介します。まずは、ミーティングホストの手順は以下の通りです。
1.ミーティングの主催者(ホスト)はマイポータルから「アカウントの設定」をクリック
2.「ミーティング」タブ→「ミーティングにて(詳細)」→「ブラウザから参加リンクを表示」をオンにする
3.ミーティングを開催し参加者を招待する
次に参加者の手順を確認しましょう。
4.招待URLをクリックし、Google Chromeで開く(アプリで開く許可→キャンセル)
5.「ブラウザから参加する」をクリック
この手順でブラウザからもミーティングへの参加が可能となります。ミーティングのホストが設定を変更する必要がある点のみ、注意が必要です。
使用できるブラウザの種類
Zoomで使用できるブラウザの種類には、いくつかの制限があります。Zoomをブラウザから使用したい場合、基本的に推奨されるブラウザは次の通りです。
・Google Chrome
・Firefox
・Chromium Edge
上記以外のSafariやInternet Explorerといったブラウザは、プラグインが対応していないなど、推奨されていない環境のため注意しましょう。
まとめ
Zoomはシンプルで使い勝手のよいサービスです。そのため、オンライン会議や通話などビジネスシーンにおいても使用する場面が増えています。初めて使用する際に、焦ってミスなど起こさないためにも、この記事を参考にしてみてください。
からの記事と詳細 ( Zoomの使い方を参加者目線で解説、アプリを使わず参加する方法は? - マイナビニュース )
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